Поиск документов по разным параметрам

Здесь можно задать вопрос к разработчикам программы.

Поиск документов по разным параметрам

Сообщение PetBar » 24 апр 2018, 15:48

Кроме поиска по индексу и номеру исходящего ничего нет.
Каким образом искать документ, если не знаешь ни номера, ни индекса? Любой человек по логике будет искать по содержанию или описанию, в форуме видел топик, что в версии 2.х.х.х поиск по описанию есть, в предложениях на форуме также присутствует предложение по расширению возможностей поиска (но без ответа).
Будет ли в версии 3.х.х.х реализован поиск по другим параметрам, тем более, что другие поля есть, в том числе и содержание документа?
PetBar
 
Сообщения: 4
Зарегистрирован: 24 апр 2018, 15:41

Re: Поиск документов по разным параметрам

Сообщение support » 25 апр 2018, 07:12

PetBar писал(а):Кроме поиска по индексу и номеру исходящего ничего нет.
Каким образом искать документ, если не знаешь ни номера, ни индекса? Любой человек по логике будет искать по содержанию или описанию, в форуме видел топик, что в версии 2.х.х.х поиск по описанию есть, в предложениях на форуме также присутствует предложение по расширению возможностей поиска (но без ответа).
Будет ли в версии 3.х.х.х реализован поиск по другим параметрам, тем более, что другие поля есть, в том числе и содержание документа?


Здравствуйте. Поиск, формы отчетов, и другие функции будут реализованы в последующем, в платной версии.
Администратор сопровождения программы МикроДок - Документооборот.
Аватара пользователя
support
Администратор
 
Сообщения: 15
Зарегистрирован: 29 апр 2011, 15:44

Re: Поиск документов по разным параметрам

Сообщение PetBar » 25 апр 2018, 13:06

support писал(а):Здравствуйте. Поиск, формы отчетов, и другие функции будут реализованы в последующем, в платной версии.


Мы готовы купить, готова ли эта платная версия? Если нет, то, хотя бы ориентировочно, когда?
PetBar
 
Сообщения: 4
Зарегистрирован: 24 апр 2018, 15:41

Re: Поиск документов по разным параметрам

Сообщение support » 25 апр 2018, 14:42

PetBar писал(а):
support писал(а):Здравствуйте. Поиск, формы отчетов, и другие функции будут реализованы в последующем, в платной версии.


Мы готовы купить, готова ли эта платная версия? Если нет, то, хотя бы ориентировочно, когда?


Окончательный состав сборки для платного релиза еще не определён, срок выхода тоже.

Можно несколько вопросов, это поможет нам быстрее понять портребности пользователей:

1. Сколько документов уже в вашей базе (ориентировочно).
2. Как часто вы работаете в программе, каждый день, раз в неделю?
3. Сколько пользователей у вас работают с программой.
4. До нашей программы вы уже использовали ПО для контроля документов, если да то какие?
5. При регистрации новых документов вы распечатываете регистрационную карточку и прикладывайте к бумажным документам ?
6. В обороте документов вы используете бумажные варианты документов или все хранится и обрабатывается только в электронном виде?
Администратор сопровождения программы МикроДок - Документооборот.
Аватара пользователя
support
Администратор
 
Сообщения: 15
Зарегистрирован: 29 апр 2011, 15:44

Re: Поиск документов по разным параметрам

Сообщение PetBar » 25 апр 2018, 17:32

Еще раз здравствуйте,

Дело в том, что ранее наша организация не использовала никакие СЭД и им подобные программы. Ваша должна была стать первой. Выбор в пользу Вашей программы был обусловлен простотой, достаточным, на первых порах, функционалом, ну, и, кроме всего прочего, вы - "отечественный производитель", что для государственного учреждения играет роль. Однако, сразу же смутило именно отсутствие поиска по содержанию/описанию и/или ключевым словам. Поток документов достаточно велик, численность нашей организации - около 800 человек. Внедрение предполагается почти во все структурные подразделения (по 1 АРМ на отдел), это от 30 до 40 АРМ. Использование ежедневное. Поскольку организация государственная, то полностью электронного документооборота нет, скорее он даже полностью бумажный)) Необходимость в распечатке регистрационных листков - да, есть, без бумажных документов никак и их оцифровка не всегда рациональна и необходима. Документация безусловно распечатывается (если она изначально была в электронном виде) каталогизируется и передается на хранение.
Основная цель внедрения - организация электронного документооборота, возможность передачи дел и документов на исполнение, контроль и мониторинг, создание электронной базы данных документов. На первых порах необходима некоторая аналитика, пусть простейшая, та, что есть в 3 бета-версии.
PetBar
 
Сообщения: 4
Зарегистрирован: 24 апр 2018, 15:41

Re: Поиск документов по разным параметрам

Сообщение support » 26 апр 2018, 08:06

Если вы печатаете регистрационно-контрольную карточку тогда поиск документов по содержанию для чего.
В распечатанной карточке номер есть, по ниму и можно сделать поиск.
Исполнители, при правильной настройке и работая под своим логином видят только свой документы, найти документ среди 20-30 не так уж сложно.

Дело в том, что при испытаниях поиска по содержанию бывает много нестыковок, программа не может обладать высоко интеллектуальным анализом, это же не Яндекс, случается так, что документ есть, а в словах разные окончания и документ не возможно найти. Есть также случаи когда в поле содержания копируют сам документ в месте таблицами и прочим и тогда при детальном поиске происходят подтормаживания все системы. В данный момент мы ищем оптимальный вариант для поиска, а для этого нужно больше информации об использовании поиска, кто и в каких ситуациях нуждается в таком поиске.
Администратор сопровождения программы МикроДок - Документооборот.
Аватара пользователя
support
Администратор
 
Сообщения: 15
Зарегистрирован: 29 апр 2011, 15:44

Re: Поиск документов по разным параметрам

Сообщение PetBar » 27 апр 2018, 19:31

support писал(а):Если вы печатаете регистрационно-контрольную карточку тогда поиск документов по содержанию для чего.
В распечатанной карточке номер есть, по ниму и можно сделать поиск.

Во-первых, я не говорил о том, что мы используем регистрационную карточку, я сказал что возможность ее распечатки должна быть. Во-вторых, согласитесь, искать документ по бумажной регистрационной карте было бы странно, если есть возможность найти документ по ключевым словам в электронной базе документов, не так ли? В-третьих, не все документы могут иметь эту карточку, например, если документ имеется только в электронном виде и не предназначен для передачи на хранение в бумажном виде.

support писал(а):Исполнители, при правильной настройке и работая под своим логином видят только свой документы, найти документ среди 20-30 не так уж сложно.

Действительно, среди 20-30 - несложно. А ради 20-30 дел стоит ли городить огород с СЭДом вообще, да еще покупать платную версию? Через нашу приемную в день проходят десятки документов, в месяц - сотни, в год - тысячи. Без адекватного поиска документа СЭД превращается в инвалида без рук.

support писал(а):случается так, что документ есть, а в словах разные окончания и документ не возможно найти

Случается, согласен. поиск должен быть релевантным.

support писал(а):Есть также случаи когда в поле содержания копируют сам документ в месте таблицами и прочим и тогда при детальном поиске происходят подтормаживания все системы.

И такое бывает. На этот случай нужно предусмотреть "защиту от дурака". Например, невозможность вставки в поле "описание документа" таблиц или картинок или тегов. Вообще, тут зависит от грамотности делопроизводителя (пользователя) системы. В помощь юзеру нужен грамотный, но краткий мануал, в котором будет описано как раз то, что можно вставлять в это (или другое) поле, а что нет.
Поиск можно разделить по реквизитам (дате документа, типу (приказ, заявление, предложение и т.д.), и описанию/ключевым словам.
PetBar
 
Сообщения: 4
Зарегистрирован: 24 апр 2018, 15:41


Вернуться в Вопросы и ответы по программе

Кто сейчас на конференции

Сейчас этот форум просматривают: нет зарегистрированных пользователей и гости: 1

cron